Planteamiento del problema
La Unidad Educativa Nacional “José Manuel Núñez Ponte” es una
institución que ofrece educación eficaz en la Comunidad donde
permanece ubicada; sin embargo enfrenta dificultad en los procesos
tecnológicos. Esta no cuenta con una herramienta especializada que
juegue un papel importante en la automatización y recolección de la
información. Carecen de un sistema de inscripción automatizado,
para la recaudación y acumulación de datos de los estudiantes.
Debido a que la institución no cuenta con un programa automatizado,
o sistema de base de datos que preste un servicio, que responda a las
necesidades de los representantes, generando reportes y capturando
datos necesarios, se le dificulta llevar los registros de cada alumno
inscrito de forma manual. A pesar que cuenta con personal capacitado
en cada área, todos los años se les impide alcanzar objetivos
propuestos.
Tal realidad destaca que por la ausencia del mismo se observa
actualmente lo poco productivo del proceso de inscripción, ya que
funciona de forma manual, originando desorganización, lentitud en la
realización de reportes, entre estos la generación de constancias
de inscripción, boletas, carnet, constancia de estudio, constancia
de buena conducta, entre otros. A su vez ocasiona agotamiento al
personal; aunque los encargados de este proceso han tenido que
adaptarse al volumen de personas.
El centro educativo actualmente cuenta con un número de matrículas
superior a los 1300 estudiantes. Además de estas condiciones también
enfrenta problemas los cuales podemos mencionar:
Las seccionales encargadas de coordinar gran parte de las
inscripciones se le acumulan demasiado trabajo. Por ende la
manipulación de requisitos se presta a la perdida de los mismos.
La planificación y control de inscripción por curso y sección del
plantel, es lento y el proceso no se adapta a la necesidad del
alumno, no puede lograr a tiempo el registro de los datos porque no
se cuenta con un sistema rápido, organizado y confiable.
Los alumnos no se ubican correctamente, el trabajo se torna demasiado
pesado, se congestiona la institución durante el transcurso de la
manipulación del libro de vida debido a la fragilidad del mismo.
Algunas de las actividades realizadas por la institución se
atrasan, la información se procesa muy lenta, todas estas
dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la
institución.
La entrega de requisitos obligatorios requeridos desde el momento que
el representante acude a la institución a inscribir al estudiante no
es concedida a tiempo, ya que posteriormente el mismo tiene que hacer
la solicitud de la elaboración con previa cita (generación de
constancias, carnet, entre otros). Dicha realidad se evidencia en la
cantidad de padres o representantes que tienen que acudir diariamente
a la institución a formalizar la solicitud de los mismos.
Entre las áreas que se ven afectadas se encuentra el departamento de
evaluación, pues su trabajo durante estos días es acelerado y
congestionado debido a que se hacen inmensas columnas para proceder
con la inscripción, y esto ocasión ineficiencia en el proceso, el
personal trabaja demasiadas horas extras, las solvencias no tienen
horas fijas de entrega.
El objetivo que persiguen las seccionales en cuanto a inscripción es
inscribir una gran cantidad de alumnos en poco tiempo con el sistema
manual y tradicional que llevan. Manejar el proceso de forma manual,
donde se puedan verificar la totalidad de los documentos, por
consecuente se recolectan los datos a través de una ficha denominada
libro de vida con el fin de crear expedientes del alumno y anexar
documentos exigidos (partida de nacimiento, certificado de salud,
certificado de notas, cedula de identidad, dos (2) fotografías,
carta de buena conducta).
Por estas diversas razones se propone el diseño de un sistema de
inscripción que permita acelerar los procesos de atención, el
resguardo de la información de cada estudiante perteneciente a la
unidad educativa, así mismo reducir el tiempo de espera. Es
necesario un cambio, a través de un sistema automatizado de tal
manera que sea confiable y seguro, que evite o controle la perdida
de documentos y que impulse el trabajo al momento de su utilización.
La finalidad primordial del sistema de inscripción es fortalecer el
funcionamiento del Departamento de Control de Estudios en la
Institución.
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